Das Büro der Zukunft

Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Begriffe wie New Work und Arbeitswelt 4.0 sind keine Buzz-Words mehr, sondern heutzutage in vielen Unternehmen bereits gelebte Realität. Die Corona-Pandemie beschleunigt den Wandel enorm. Wie sieht das Büro der Zukunft aus? Brauchen wir noch starre Büroflächen? Welche modernen Technologien kommen zum Einsatz? Es geht um Themen wie Flexibilität und Agilität und fast immer geht es um den digitalen Wandel. Im DG VERLAG beschäftigen sich Philipp Raters und sein Team seit lange mit diesen Fragen. Sie entwickeln gemeinsam mit den Kunden innovative Bürokonzepte und begleiten bei Bedarf auch den Veränderungsprozess in den Unternehmen. Geno-NewWork heißt das Angebot, bei dem es um weit mehr geht, als um die Konzeption und Umsetzung moderne Büroflächen. Es geht darum, eine zukunftsfähige Arbeitskultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter kontinuierlich weiterentwickeln können. 

 

Von der Puppenstube zum fertigen Bürokonzept

Es hat etwas von einer Puppenstube. Eine weiße Platte, wenige Wände. Nebendran stehen Schreibtische, Stühle, Trennwände, alles im Miniaturformat. Jetzt wird ausprobiert, geschoben, verstellt und gestaltet. Durch die Visualisierung kann man sich Raumkonzept sehr viel besser vorstellen. Hier ist ein Laufweg“, sagt Stefan Krummeich, Projektmanager Geno-NewWork und zeigt auf einen Durchgang, „dort sollten keine Mitarbeiter sitzen, die viel telefonieren müssen.“

Die Konzeption von neuen Arbeitsbereichen ist der Kern von Geno-NewWork. Dabei geht es um weit mehr als nur um Räume: New Work beinhaltet die Säulen People, Tools und Places. Zum Gesamtkonzept gehören moderne Methoden wie agiles Arbeiten, die Einstellung der Menschen – und eben die passenden Räumlichkeiten: offen, kommunikativ, keine Einzelbüros, sondern flexible Flächen und kreative Räume, in denen Menschen mit verschiedenen Tätigkeiten nicht nur nebeneinander, sondern miteinander im Austausch und Dialog arbeiten. Das können Bereiche für 15 Mitarbeiter sein, aber auch für 150.

Der DG VERLAG plant New-Work-Bereiche zurzeit in mehreren konkreten Projekten gemeinsam mit dem Kunden, unter anderem in der Akademie des Baden-Württembergischen Genossenschaftsverbandes (bwgv-Akademie). Dort finden Seminare zur Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie Veranstaltungen zu Führung, Management und Leadership statt. Ziel ist es, die Büroflächen sowohlfür das Produkt- und Veranstaltungsmanagement als auch für die Mitarbeiter des zugehörigen Hotelbetriebes kreativer und offener zu gestalten. Auf über 600 m2 soll die Arbeitswelt der Zukunft entstehen. „Uns war sehr wichtig, dass
die Mitarbeiter gemeinsam mit uns Führungskräften permanent eingebunden waren“, erzählt uns Ralph Müller, Bereichsleiter Bildung beim BWGV. „Einerseits sind wir für die Expertise und den Input des DG VERLAGES sehr dankbar, andererseits müssen wir uns am Ende in den Räumen wohlfühlen. Das partizipative Vorgehen unter enger Einbindung der Mitarbeiter ist daher existenziell für die Akzeptanz und Offenheit der neuen Arbeitsform, die beispielsweise ohne feste Zuordnung von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitern auskommen wird.“

Beteiligung von Mitarbeitern

Die Planung solcher Bürokonzepte durch die Experten des DG VERLAGES läuft in vier Schritten ab. Bei der Projektaufnahme werden die Grundlagen geklärt: Raumfläche, Schnitte, Basis-„Leitplanken“. Im zweiten Schritt folgt ein eintägiger Evaluierungs-Workshop mit der Formulierung der Ziele. Wie viele Arbeitsplätze werden benötigt? Ist Desk Sharing möglich? „Heute sind selten alle Mitarbeiter gleichzeitig anwesend, manche sind auf Dienstreisen, in Teilzeit oder arbeiten mobil“, sagt Krummeich. Und es müssen weitere Fragen geklärt werden: Wie soll ohne feste Schreibtische die Telefonie geregelt werden? Braucht jede Abteilung einen fest definierten Bereich, oder dürfen sich verschiedene Teams mischen? Wichtig ist auch die individuelle Ausstattung der Abteilungen: Marketingteams benötigen Flipcharts, Controlling
größere Monitore, Vieltelefonierer absorbierende Schallschutzwände. Für diskrete Gespräche werden Extra-Räume vorgesehen, in die man sich zurückziehen kann. Schritt drei ist dann der „Tag des Miniatur-Modells“, an dem verschiedene Varianten simuliert werden. „Das war sehr interessant“, so Müller. „Es bestand viel Diskussionsbedarf und intern waren wir nicht immer einer Meinung. Doch am Modell haben wir gesehen, warum etwas nicht geht, und am Ende haben wir gute Lösungen gefunden.“ Wenn der Plan steht, folgen CAD-Grundrisszeichnungen, 3D-Visualisierungen sowie eine Kosten- und Zeitplanung. Dann kann der Umbau beginnen. „Gerne begleiten wir die Banken im Rahmen des Umbausauch bei ihrem gesamten Veränderungsprozess“, sagt Philipp Raters, Abteilungsleiter Lösungen Filiale beim DG VERLAG. „Dazu bieten wir gezielte Maßnahmen an, wie Fokus-Gruppen-Termine oder Nutzerwerkstätten. “

Begeisterung – und auch mal Kritik

Müller hält es für gut, dass diejenigen Personen in die Planung einbezogen wurden, die bald im New-Work-Bereich arbeiten werden: „Es ist etwas ganz anderes, wenn man mitentschieden und nicht etwas vorgesetzt bekommen hat.“ Natürlich wissen alle, dass mit dem Einzug in die neuen Räume nicht alles abgeschlossen ist – es kann auch Kritik geben. „Was, wenn jemand immer zu laut telefoniert? Wenn die einen ständig das Fenster öffnen wollen, es den anderen aber zu kalt ist? Wir müssen die Verantwortlichen auf mögliche Konflikte vorbereiten“, so Raters. „Aber alle müssen sich auch bewusst sein: Man kann es nicht jedem Einzelnen recht machen. Gerade deshalb ist es so wichtig, alle frühzeitig mit ins Boot zu holen – wie gut das funktioniert, haben wir in der bwgv-Akademie gerade wieder erlebt.“