Die Projektarbeit hat im DG VERLAG seit jeher einen sehr hohen Stellenwert und bestimmt damit maßgeblich unser Arbeitsleben. Doch im Laufe von 100 Jahren DG VERLAG hat sich die Projektarbeit verständlicherweise verändert, so wie sich auch die gesamte (Um-)Welt verändert hat. Alles ist schneller, dynamischer und flexibler geworden und dies sollte sich in unserer Herangehensweise an Projekte spiegeln. Wir wollen unseren Kunden zeitnah Lösungen bieten, Konzepte und Produkte iterativ erarbeiten und insgesamt offen für Anpassungen und Veränderungen sein.

Mit der Realisierung des neuen Projektvorgehens im DG VERLAG wurden aus vormals teils starren Vorgaben nun dynamische Projekte, die den administrativen Aufwand reduzieren und deren Planung sich stufenweise verfeinert. Seit dem 01.01.2020 arbeiten wir mit diesem neuen Vorgehen und konnten so schon erste Effekte und Erfolge sehen, weswegen wir das Thema gerne mit Ihnen teilen möchten.

Die Philosophie

Mit dem neuen Projektvorgehen folgen wir einem dynamischen und flexiblen Ansatz. Je nach Art und Inhalt des Projekts verfolgen wir eine iterative oder planbasierte Vorgehensweise. Dafür haben wir einen groben Handlungsrahmen festgelegt, der allen Projektbeteiligten viel Freiraum bietet und so ein schnelles Reagieren auf neue Gegebenheiten ermöglicht. Damit geht natürlich einher, dass jeder einzelne Projektmitarbeiter auch mehr Verantwortung erhält, um den ermöglichten Gestaltungsspielraum nutzen zu können. Hierbei werden auch neue Herangehensweisen umgesetzt. Wird etwa ein Vorgehen durch die IT & Organisation unterstützt, wird in Anlehnung an den Design Thinking Prozess zunächst gemeinsam ein Problemraum aufgestellt, aus dem wir im Anschluss einen Lösungsraum ableiten, die präferierte Lösung identifizieren und umsetzen.

Templates & Lieferergebnisse

Trotz aller Flexibilität ist eine einheitliche Dokumentation essentiell. Daher haben wir diverse Templates erarbeitet, die in jedem Projekt Anwendung finden. Wir unterscheiden dabei zwischen verpflichtenden Lieferobjekten und optionalen Dokumenten, deren Relevanz projektindividuell entschieden werden muss. Neben diversen Projektmanagement-Vorlagen, wie dem Projektantrag, Projektplan und Abschlussbericht gibt es auch Lieferergebnisse aus dem Umfeld der Business Analyse und des Lösungsdesigns, wie die Use Case Beschreibungen oder die Architekturdokumentation nach Arc42.

Die Einführung des neuen Projektvorgehens

Um den Übergang in das neue Projektvorgehen möglichst einfach zu gestalten, wurde viel in die Vorbereitung und Kommunikation investiert. Bereits frühzeitig wurde im Intranet über die Fortschritte und Beschlüsse zum Thema informiert. Es wurden Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeiter im Haus durchgeführt, sowie Einführungsveranstaltungen für Projektleiter des gesamten Hauses und Projektmitarbeiter der IT & Organisation. Seit der offiziellen Einführung stehen feste Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei Fragen und Problemen zur Verfügung, welche fortlaufend das neue Projektvorgehen begleiten. Erfahrungswerte und Erkenntnisse werden dabei regelmäßig eingesammelt und besprochen, um die Projektarbeit auch weiterhin zu verbessern und zu erleichtern. Auch das Projektvorgehen selbst unterliegt somit den neuen iterativen Ansätzen 😉

Verbesserung des Betriebs

Doch nicht nur auf die Projektarbeit hat das neue Projektvorgehen Auswirkungen. Durch die einerseits verschlankte, andererseits übergreifendere Dokumentationen profitiert auch der IT-Betrieb von der neuen Vorgehensweise. Supportfälle, Wartungsmaßnahmen und Störungen können so schneller und leichter durchgeführt werden.

Insgesamt können wir daher sagen, dass der DG VERLAG durch das neue Projektvorgehen einen wesentlichen Schritt in die neue Arbeitswelt gemacht hat. Und gemäß dem Ansatz einer agilen Vorgehensweise werden wir uns auch hier kontinuierlich weiterentwickeln.

 

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