2019 Präsenzveranstaltung. 2020 rein digitale Veranstaltung. 2021 das Beste aus beiden Welten?
Auch 2021 veranstaltete DG Nexolution damals noch als DG VERLAG, wie in jedem Jahr, das Karten-Forum. 2020 musste die Veranstaltung corona-bedingt online stattfinden. In diesem Jahr haben wir uns für eine hybride Veranstaltung entschieden. Unsere Erfahrung und Herausforderungen möchten wir hier teilen.
Beim Karten-Forum 2021 haben wir die beiden Welten zusammengebracht. Für die Gäste vor Ort begann die Veranstaltung schon morgens, umso mehr Zeit für den Austausch und das Netzwerken zu haben. In diesem Jahr gab es die Möglichkeit, sich bei den angebotenen Panels zu Themen, wie zum Beispiel Nachhaltigkeit rund um das Girokonto & Karte in kleineren Gruppen auszutauschen. Nach der Mittagspause wurden dann die Online-Gäste dazugeschaltet. Auch diese Gäste konnten sich in die Veranstaltung einbringen. Ihre Chat-Fragen wurden auf der Bühne besprochen und diskutiert.
Herausforderungen
Eine Hybrid-Veranstaltung ist für einen Veranstalter mit einem deutlich höheren Aufwand verbunden. Das bringt nicht nur organisatorische sondern auch inhaltliche Herausforderungen mit sich. Es braucht im Grunde zwei Verantwortliche mit einem guten Überblick und Organisationsgeschick. Einen, der die Veranstaltung vor Ort leitet und einen, der die virtuelle Veranstaltung managt. Außerdem wird neben der Location und Technik auch das Streamingequipment und extra Personal für die Internetübertragung benötigt. Inhaltlich ist es wichtig sowohl die Gäste vor Ort als auch online abzuholen und einzubinden.
Neben dem höheren organisatorischen Aufwand fallen auch höhere Kosten ins Gewicht, denn letztendlich sind es zwei Events, die finanziert werden müssen. Außerdem stellt die Vernetzung beider Teilnehmergruppen eine große Herausforderung dar. Nur schwer lassen sich die teilnehmenden Personen vor Ort und die remote zugeschalteten Gäste verbinden. Bisher bieten hierfür sehr wenige Plattformen eine Lösung an.
Möglichkeiten
Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, denen die Teilnahme vor Ort möglich ist, können ihr Netzwerk ausbauen und Kontakte pflegen. Wem das nicht möglich ist, steht eine Onlineteilnahme alternativ zur Option. Damit erhöht sich die Reichweite deutlich. Es werden so auch unterschiedliche Teilnahmetypen bedient. Der eine möchte gerne vor Ort neue Gesichter kennenlernen und der andere möchte sich auf die Inhalte hinter dem Bildschirm fokussieren. Der wohl größte Vorteil ist die Flexibilität, die es ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Blick in die Zukunft
Nicht nur die meisten Kundinnen und Kunden erwarten mittlerweile sowohl Präsenz- als auch virtuelle Veranstaltungen, auch für uns als Veranstalter lassen sich Vorteile aus beiden Welten nutzen. Die Entscheidung der jeweiligen Veranstaltungsform hängt dabei von dem gewünschten Ziel ab.
Hier ein Einblick in unser Karten-Forum 2021.
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